Un precio en el chat no es un presupuesto
Si trabajas por tu cuenta (electricista, fontanero, reformas, instalaciones), casi todos los encargos entran por WhatsApp. El cliente manda una foto, pregunta "¿cuánto saldría?" y espera respuesta ya. La tentación es tirar un número: "unos 400". Tres días después aparecen dos metros más de tubo, un desplazamiento que no contaste y la frase "yo entendí que iba todo incluido".
Un presupuesto profesional deja por escrito qué vas a hacer, qué no, cuánto cuesta y hasta cuándo aguantas ese precio. El método vale igual en Word, Excel o generando el PDF desde el móvil.
Qué datos debe llevar un presupuesto
En España el presupuesto es un documento comercial, no una factura. No hay una plantilla legal única como en la factura, pero si faltan estos campos el papel no te sirve (ni a ti ni al cliente):
• Tus datos: nombre o razón social, NIF, dirección, teléfono y un email o WhatsApp de contacto.
• Datos del cliente: nombre y dirección del trabajo (no vale "en su casa").
• Número y fecha: no es el correlativo fiscal de las facturas, pero numera igual (2026/014, 2026/015…). Si no, a los dos meses no sabes qué le enviaste a quién.
• Descripción del trabajo: qué incluye, por partidas. Una línea ("reforma eléctrica") es una discusión aplazada.
• Qué NO incluye: desescombro, permisos, material del cliente, horario nocturno… lo que no está, se escribe.
• Desglose: mano de obra y materiales por separado, con cantidades y precio unitario cuando se pueda.
• Base, IVA y total: no pongas "450 todo incluido" sin decir si el IVA va dentro o fuera.
• Validez: 15 o 30 días es lo habitual. Los materiales se mueven; tu precio también.
• Pago y plazo: señal (50/50 es frecuente), forma de pago y días estimados de ejecución. Si hay garantía, una línea basta.
El IVA, en corto: 21% es el tipo general de la mayoría de oficios. El 10% solo entra en algunos trabajos de reforma o reparación en vivienda habitual, con requisitos. Si no tienes claro que aplica, calcula al 21% y desglósalo. El presupuesto no sustituye a la factura: cuando hagas el trabajo, facturas aparte.
Cómo hacer el presupuesto, paso a paso
1. No cotices a ciegas
Una foto borrosa no es un diagnóstico. Pide medidas, más fotos o una visita de 15 minutos. Si el cliente tiene prisa, deja por escrito que el precio es orientativo hasta ver el trabajo. Presupuestar sin ver el origen de una gotera o el estado del cuadro es regalar horas.
2. Lista materiales, horas y margen
Anota cada partida: material (qué, cuántas unidades, precio de coste actual) y mano de obra (horas reales). Suma un 10-15% en material para recortes y el viaje a la tienda que no tenías previsto. El presupuesto no es "lo que te costó a ti": incluye desplazamiento, compras y el hueco entre un trabajo y el siguiente. Si cobras 35 €/hora en papel y luego pierdes tardes cotizando trabajos que no salen, esa hora no era 35.
3. Redacta el documento
Da igual Word, Excel o una app: que salgan los campos de arriba y que el archivo tenga un nombre reconocible (presupuesto-2026-014-ana.pdf). Revisa los números dos veces. Un cero de más se detecta cuando el cliente ya ha dicho que sí… o que no.
4. Envía PDF + mensaje el mismo día
El PDF es el documento. El mensaje de WhatsApp es el texto de acompañamiento: contexto, total y siguiente paso. Un PDF mudo se pierde en la galería; un texto sin PDF se discute línea a línea. El que llega a la semana ya está pidiendo precio a otro.
Para mensajes listos, seguimiento y plantillas por oficio: Presupuestos por WhatsApp.
5. Haz seguimiento y registra el ok
Si en dos o tres días no hay respuesta, un mensaje corto ("¿has podido mirar el presupuesto 2026/014?") cierra más trabajos que esperar en silencio. Cuando acepten, pide que el ok quede por escrito en el mismo chat, referido al número del documento. Si hay cambios de alcance, no parchees el PDF viejo: envía uno nuevo o una partida extra aceptada por escrito. El original se queda como está.
Plantilla de mensaje de WhatsApp (para copiar)
Copia, rellena los corchetes y adjunta el PDF. No sustituye al documento: es el texto que lo acompaña.
Hola [nombre], te paso el presupuesto del trabajo que vimos el [fecha].
Presupuesto nº [2026/014]
Trabajo: [descripción corta, p. ej. cambio de grifo de cocina + revisión de llave de paso]
Incluye:
• [partida 1]
• [partida 2]
No incluye:
• [p. ej. albañilería, permisos, material del cliente]
Base: [xxx] €
IVA [21%]: [xxx] €
Total: [xxx] €
Validez: [30] días
Pago: [50% al confirmar / 50% al terminar]
Plazo estimado: [x] días laborables
Te adjunto el PDF. Si te encaja, respóndeme "ok" a este presupuesto y lo dejamos agendado. Cualquier duda, me dices.
Un saludo,
[Tu nombre]
[Tu teléfono]
Tres reglas para que el mensaje no se vuelva contra ti:
1. El total del mensaje y el del PDF tienen que coincidir. Si corriges uno, corriges los dos.
2. El "ok" del cliente debe apuntar a un número de presupuesto, no a una conversación de 40 mensajes.
3. Si el trabajo cambia, no edites el mensaje antiguo. Manda otro: "te actualizo el 2026/014; este es el 2026/015".
Errores frecuentes (y cómo se pagan)
• Cotizar con un solo número en el chat. "400 y lo dejamos" no dice si incluye IVA, material ni desplazamiento. Cuando el cliente reenvía ese mensaje, el alcance ya se ha perdido.
• No escribir las exclusiones. Lo que no listaste, el cliente lo da por metido.
• IVA escondido. "Todo incluido" sin base ni cuota genera desconfianza y, al facturar, un lío. Desglosa siempre.
• Sin fecha de validez. Meses después los materiales no valen lo mismo. Tú eres quien pone el plazo.
• Olvidar el desplazamiento. En trabajos pequeños se come el margen entero.
• Rehacer el PDF original cuando hay un extra. Envía un documento nuevo o una partida añadida con ok por escrito.
• No guardar copia. WhatsApp se borra y se cambia de móvil. El PDF tiene que existir fuera del chat.
Word, Excel o WhatsApp: qué te conviene
| Criterio | Word / PDF a mano | Excel | Mensaje de WhatsApp | WhatsApp + Tutti |
|---|---|---|---|---|
| Tiempo | 15-25 min | 10-15 min | 1 min (mal presupuesto) | Unos 2 min (PDF hecho) |
| Aspecto | Bueno si tienes plantilla | Irregular | Informal | PDF con tus datos |
| IVA y totales | A mano (errores) | Fórmulas, si no las rompes | Casi nunca desglosado | Calculado |
| Histórico | Carpetas que se pierden | Un Excel que crece | El hilo del chat | Queda registrado |
| Desde la obra | Incómodo | Incómodo | Sí | Sí |
| Seguimiento | Tú recuerdas | Tú recuerdas | Se pierde entre fotos | El documento tiene número |
Word vale si haces pocos presupuestos. Excel vale si manejas muchas partidas. El mensaje suelto de WhatsApp es rápido y es la causa de la mitad de las discusiones de esta guía. Lo que funciona en oficios: PDF con los campos completos + mensaje corto en el mismo chat, da igual con qué lo hayas generado.
Si quieres dejar de montar el PDF a mano, Tutti genera el presupuesto desde WhatsApp (dictas el trabajo y el importe; salen tus datos, el desglose y el envío al cliente en el mismo hilo). No hace falta para seguir esta guía. Si ya cotizas bien con una plantilla, quédate con ella.
Si ya tienes claro el método y te falta una forma de sacar el PDF sin abrir el ordenador, puedes probar Tutti desde el propio WhatsApp.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta un presupuesto escrito o vale un mensaje de WhatsApp?
Un número suelto ("te sale 450") no protege a nadie. El presupuesto escrito deja claro el alcance, el precio y las condiciones. WhatsApp sí vale como canal: adjuntas el PDF y un mensaje corto, y conservas copia.
¿Puedo enviarlo solo por WhatsApp?
Sí. No hay obligación de papel. El documento tiene que llevar datos, alcance, importes con IVA y condiciones. El "ok" del cliente en el chat sirve como aceptación si apunta al PDF, no a una frase vaga.
¿Qué diferencia hay entre presupuesto y factura?
El presupuesto es la oferta. La factura es el documento fiscal, cuando el trabajo se hace. No le cambies el título al PDF y lo llames factura.
¿Qué IVA pongo?
21% en la mayoría de oficios. El 10% solo en algunos casos de reforma o reparación en vivienda habitual. Si dudas, 21% desglosado.
¿Cuánto tiempo es válido?
El que indiques. 15 o 30 días es lo habitual. Si caduca, documento nuevo, no un "sigue vigente" de palabra.
¿Tiene que firmarlo?
No hace falta papel firmado. Un ok por WhatsApp referido al número del presupuesto suele bastar. En trabajos grandes, pide señal antes de comprar material.
¿Y si estoy en la obra y me piden precio ya?
No cotices a ciegas. Recoge alcance y fotos, y manda el PDF el mismo día. Rápido no es lo mismo que incompleto.
Antes de pulsar enviar
☑️ Nombre, NIF y contacto tuyos
☑️ Nombre del cliente y dirección del trabajo
☑️ Número y fecha
☑️ Qué incluye y qué no incluye
☑️ Materiales y mano de obra desglosados
☑️ Base, IVA y total (los tres)
☑️ Validez, pago y plazo
☑️ PDF adjunto + mensaje con el mismo total
☑️ Copia guardada fuera del chat
Si eso está, ya tienes un presupuesto profesional. El canal (WhatsApp, email o mano) es lo de menos; lo que cierra el trabajo es que el cliente sepa exactamente qué está aceptando.
