WhatsApp es el canal, no el documento
El chat sirve para reunir datos y entregar. El presupuesto es un PDF (o un enlace legible) con tus datos, el alcance, las partidas, el total y las condiciones. El mensaje solo presenta ese documento y pide el siguiente paso.
| En el chat | En el documento |
|---|---|
| «Te paso el presupuesto de la fuga del lavabo» | Partidas, materiales, mano de obra, exclusiones |
| «Total 180 €, válido 15 días» | Mismos importes desglosados y visibles |
| «Si te encaja, dime día y hora» | Forma de pago, plazo y validez |
Un audio o una foto borrosa de un papel no sustituyen el PDF. Sirven para aclarar, no para aceptar.
Flujo: del primer mensaje al «ok»
1. Pide lo mínimo antes de presupuestar
Antes de poner un precio, junta lo que cambia el alcance:
- Tipo de aviso: fuga, destape, cambio de grifo o calentador.
- Fotos (y un vídeo corto si el goteo no se ve en una imagen).
- Si el material lo pones tú o el cliente.
- Urgencia (mismo día, noche, fin de semana) y si hay acceso a la llave de paso.
Si no puedes valorar a distancia, dilo: estimación orientativa + visita, o visita directa.
2. Arma el documento (no el monólogo)
Usa la plantilla de presupuesto para fontanero, separa materiales y mano de obra, marca lo que no incluye y pon validez y forma de pago. Exporta un PDF con referencia.
3. Envía PDF + mensaje corto
Adjunta el PDF y un mensaje de 4–6 líneas. El cliente debe poder decidir sin releer todo el hilo.
4. Guarda la versión enviada
Guarda el PDF fuera del chat (carpeta, Drive o la herramienta que uses). Si el cliente responde días después, sabes qué número y qué alcance enviaste.
5. Haz seguimiento una vez
Si no hay respuesta, un recordatorio a las 48–72 horas suele bastar. Más de dos mensajes sin respuesta suele quemar el aviso. El tono y el timing del seguimiento, también en el hub de presupuestos por WhatsApp.
Mensajes listos para copiar
Envío
> Hola [nombre], te envío el presupuesto de [fuga / destape / grifo / calentador] en PDF.
> Incluye materiales y mano de obra según lo hablado. Total: [importe] (válido [X] días).
> Si te encaja, dime qué día te viene bien y lo cerramos. Cualquier duda, me escribes aquí.
Envío con visita pendiente
> Hola [nombre], con las fotos te paso una estimación de [trabajo].
> El precio definitivo lo confirmo en visita porque [motivo: acceso / abrir / llave de paso / tipo de tubería].
> Te adjunto el PDF orientativo. ¿Te va [día] por la mañana o por la tarde?
Seguimiento a 48–72 h
> Hola [nombre], te escribo por el presupuesto de [trabajo] que te envié el [día].
> ¿Tienes alguna duda o quieres ajustar alguna partida? Si ya no lo necesitas, también me sirve saberlo.
Aceptación / siguiente paso
> Perfecto. Queda agendado el [día] a las [hora] en [dirección].
> Si hay que comprar material, la señal es [importe]. Si surge algo nuevo antes, avísame y actualizo el presupuesto.
Extra pedido por chat (antes de hacerlo)
> Me pediste también [extra]. Eso no estaba en el presupuesto [número].
> Quedaría en [importe / cómo se calcula]. ¿Lo sumamos y te mando el PDF actualizado?
Qué pedir según el tipo de trabajo
Fuga visible
Fotos del área mojada, desde cuándo gotea, si es solo el grifo o también la conexión de abajo, y si hay que abrir mueble o pared. Pregunta si pueden cerrar la llave de paso.
Destape / desagüe
Fotos del desagüe o bote sifónico, si hay olor o reflujo, y si ya usaron destapador o químicos.
Cambio de grifo, WC o calentador
Modelo o medidas si las tienen, si el material lo pone el cliente, y acceso (baño estrecho, calentador mural, corte de agua).
Urgencia nocturna
Aclara en el presupuesto el recargo de horario o el criterio de visita urgente antes de salir.
Errores que matan presupuestos en WhatsApp
- Contestar solo con un número («te sale 180»).
- Enviar foto de un papel o un Excel editable.
- No poner validez: el precio «para siempre» se discute cuando sube el material.
- Empezar extras pedidos por chat sin actualizar el documento.
- Insistir todos los días: un seguimiento basta; el segundo, solo si el cliente pidió tiempo.
- Mezclar fuga, destape y cambio de aparato en un solo total sin partidas.
Checklist antes de enviar
- [ ] Nombre del cliente y referencia del trabajo (fuga, destape, grifo…)
- [ ] PDF legible (no captura borrosa)
- [ ] Partidas con materiales y mano de obra
- [ ] Exclusiones o pendientes de visita
- [ ] Total alineado con el mensaje
- [ ] Validez y forma de pago (señal si hay que comprar material)
- [ ] Copia guardada fuera de WhatsApp
- [ ] Un solo CTA: aceptar, elegir día o preguntar dudas
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar el presupuesto solo por WhatsApp?
Sí. No hay obligación de papel. El documento tiene que ser claro; el «ok» del cliente referido a ese PDF suele valer como aceptación. En trabajos con material caro, pide señal antes de comprar.
¿PDF o mensaje con el desglose en el chat?
PDF (o enlace equivalente). El chat resume; el documento es la oferta. Un desglose solo en mensajes se pierde entre fotos de la fuga.
¿Cuándo hago el seguimiento?
A las 48–72 horas si no hay respuesta. Un mensaje basta en la mayoría de casos.
¿WhatsApp Business es obligatorio?
No. Ayuda (perfil, etiquetas, respuestas rápidas), pero el cuello de botella suele ser el documento y el seguimiento, no la app.
¿Esto sustituye a la factura?
No. El presupuesto es la oferta. La factura es el documento fiscal cuando haces el trabajo. No conviertas un presupuesto en «factura» cambiándole el título.
Si quieres preparar y enviar el presupuesto desde el propio WhatsApp, con histórico fuera del chat, puedes probar Tutti. Acelera el mismo flujo de esta guía; no sustituye pedir fotos ni guardar el PDF.
